Privacy policy

1. ALGEMEEN – WAARVOOR DIENT DEZE PRIVACY POLICY?

1.1. De website beschikbaar op het adres https://spits.gent (hierna: de “Website”) wordt uitgebaat door en is eigendom van NV TRAJECT, ondernemingsnummer 0448.394.475, met zetel te 9000 GENT, Charles de Kerchovelaan 17 (hierna: “TRAJECT”, “wij” of “ons”).

1.2. Deze privacy policy is van toepassing op en beoogt u te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens door TRAJECT, onder meer op of via de Website. Deze privacy policy beoogt een behoorlijke en transparante verwerking van uw persoonsgegevens te waarborgen.

TRAJECT raadt u ten stelligste aan deze privacy policy zorgvuldig door te nemen.

1.3. Deze privacy policy is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de (uitvoering van) (diensten)overeenkomsten met de klanten van TRAJECT (in welk geval laatstgenoemde louter de verwerker is en niet de verwerkingsverantwoordelijke).

Deze privacy policy dekt verder op geen enkele wijze het privacybeleid van andere websites of applicaties waarnaar via (zelfs toegestane) hyperlinks op de Website wordt verwezen of van derden zoals ondernemingen of entiteiten die adverteren in de diensten van TRAJECT.

1.4. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als verwerkingsverantwoordelijke treden wij alle passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking in overeenstemming zou zijn met de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april

2016 (hierna: “GDPR”). De aangestelden of medewerkers van TRAJECT die toegang hebben tot uw persoonsgegevens alsook verwerkers (bv. onderaannemers of IT dienstverleners) die wij inschakelen, hebben evenzeer de verplichting de GDPR na te leven.

1.5. Deze privacy policy wordt fysiek of elektronisch aan u ter beschikking gesteld en is te allen tijde te raadplegen onder de rubriek ‘Privacy Policy’ op de Website. In geval van verzoeken of bijkomende vragen kunt u steeds een e-mail richten aan: info@spits.gent. TRAJECT zal u in de regel binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of vraag informeren over het gevolg dat eraan is gegeven.

1.6. TRAJECT behoudt zich het recht voor om deze privacy policy op elk moment te wijzigen. Deze privacy policy werd het laatst gewijzigd in februari 2019.

1.7. Wij dienen u er op te wijzen dat voor het uploaden of plaatsen op de Website van informatie met betrekking tot andere personen u steeds de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken perso(o)n(en) moet hebben.

2. WIJ ZIJN WIJ EN HOE KUNT U ONS CONTACTEREN?

Rechtsvorm: NV

Vennootschapsnaam: TRAJECT

Handelsnaam: 'TRAJECT'

Maatschappelijke zetel: Charles de Kerchovelaan 17, 9000 Gent

Ondernemingsnummer: 0448.394.475

Telefoonnummer: +3293123433

E-mail: info@spits.gent

Hyperlink Website: https://spits.gent

3. HOE KUNT U ONZE DATA PROTECTION OFFICER CONTACTEREN?

Niet van toepassing

4. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

4.1. TRAJECT verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• Om in contact te treden met u en u de nodige inlichtingen te verschaffen over onze diensten;

• Klanten- en leveranciersbeheer;

• Administratie, boekhouding, bestellingen, uitvoering van een overeenkomst, facturatie en opvolging;

• Het verzorgen van een optimale werking van de Website.

4.2. Uw persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor direct marketing. Dit is het toesturen van commerciële informatie over onze diensten.

4.3. De verwerking van uw persoonsgegevens op of via de Website maakt niet het voorwerp uit van zgn. “geautomatiseerde individuele besluitvorming”, waaronder profilering. Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking waarbij aan de hand van uw persoonsgegevens

bepaalde persoonlijke aspecten worden geëvalueerd, met name met de bedoeling uw beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.

5. WAT IS DE RECHTSGROND VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

5.1. Wij verwerken uw persoonsgegevens indien:

• u uw toestemming hiervoor hebt gegeven (door bv. ondertekening van een verklaring met onze privacy policy of het aanvinken/aanklikken van een checkbox op de Website);

• de verwerking noodzakelijk is voor het sluiten van en/of de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek voor de sluiting van een overeenkomst bepaalde maatregelen te nemen; of

• indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van TRAJECT of van een derde (bv. bij de verwerking voor direct marketing), tenzij uw belangen of rechten inzake bescherming van persoonsgegevens zwaarder zouden wegen dan onze belangen, bv. wanneer u een kind bent;

• de verwerking een wettelijke verplichting is.

5.2. In ieder geval, vanaf het moment dat u zich akkoord heeft verklaard met onze privacy policy - door het vakje omschrijving aan te vinken voorafgaand aan het gebruik van de Website en/of het verwerken van persoonsgegevens op of via de Website - geeft u TRAJECT de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop deze worden verwerkt zoals bepaald in deze privacy policy.

6. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

6.1. Wij verwerken volgende persoonsgegevens van u (voor zover u deze verstrekt): naam, voornaam, bedrijf, e-mailadres en telefoonnummer.

6.2. Wij verwerken o.m. ook volgende gegevens: apparaatgegevens, logbestandsgegevens zoals het IP-adres, browser en besturingssysteem, de externe website die u heeft doorverwezen en de door u bezochte pagina’s op de Website (en de datum en tijd van de door u bezochte

pagina’s). Deze gegevens worden automatisch (zelfs zonder enige registratie), enkel voor statistische doeleinden en met oog op verdere verbetering van de Website van TRAJECT verwerkt. Meer informatie over het gebruik van cookies op de Website vindt u in onze cookie policy.

7. WIE ONTVANGT EN/OF VERWERKT UW PERSOONSGEGEVENS NOG (NAAST TRAJECT)?

• de IT provider(s) van TRAJECT in het kader van beheer, onderhoud, ondersteuning en hosting van de website en IT infrastructuur

• dienstverleners inzake marketing

• verzekeringsmakelaar(s) en/of verzekeraars van TRAJECT

• boekhouder(s) van TRAJECT

8. GEVEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS DOOR AAN (BEDRIJVEN OF ENTITEITEN IN) NIET-EU LANDEN?

8.1. Deze gegevens worden niet gedeeld tenzij u daar toestemming voor geeft (bijvoorbeeld in het kader van een nieuwsbrief).

9. WAAR EN HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

9.1. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen op een beveiligde server van Combell en/of Level27 die zich bevindt in België.

9.2. Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk om de in artikel 4 bepaalde doeleinden te bereiken. In dit opzicht kunnen wij uw persoonsgegevens dus nog enige tijd bewaren.

10. WAT ZIJN UW RECHTEN?

10.1. U hebt het recht om ons te verzoeken om:

• inzage van uw persoonsgegevens;

• verbetering of verwijdering van uw persoonsgegevens;

• beperking van de verwerking die op u betrekking heeft.

10.2. U hebt het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. U kunt te allen tijde en kosteloos bezwaar maken

tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

10.3. U hebt het recht op overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

10.4. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in

te trekken. Het intrekken van uw toestemming werkt echter niet retroactief en laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.

10.5. U hebt het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

10.6. De uitoefening van bovenstaande rechten is afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de GDPR.

10.7. Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kunt u eenvoudigweg een verzoek richten aan TRAJECT op info@spits.gent waarbij u zich afdoende dient te identificeren.

11. WAT ZIJN ONZE VERPLICHTINGEN?

11.1. Wij treffen alle passende maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen die is afgestemd op de risico’s voor en bij de beschermingvan uw persoonsgegevens.

11.2. Wij houden een verwerkingsregister bij waarin ook de (categorie van) verwerking van uw persoonsgegevens wordt beschreven.

11.3. Wij werken, op hun verzoek, mee met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.

11.4. Wij zullen, waar nodig en/of verplicht, inbreuken in verband met uw persoonsgegevens (met inbegrip van onrechtmatige verwerking, verlies, onbeschikbaarheid, vernietiging, beschadiging of niet toegelaten verspreiding ervan) onmiddellijk aan de Gegevensbeschermingsautoriteit melden en dit uiterlijk 72 uur na kennisname daarvan. In geval dergelijke inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten, en onder de voorwaarden zoals bepaald in de GDPR, zullen wij dit ook melden aan u. In geval u op enigerlei wijze kennis zou krijgen van een inbreuk in verband met uw persoonsgegevens of deze van anderen, kunt u TRAJECT contacteren op het e-mailadres info@spits.gent.

11.5. Indien wij bepaalde nieuwe technologieën of toepassingen zouden gebruiken voor de verwerking van uw persoonsgegevens, die voor u waarschijnlijk hoge risico’s inzake gegevensbescherming met zich zou meebrengen, zullen wij, onder de voorwaarden bepaald in de GDPR, een zgn. “Data Protection Impact Assessment” (DPIA) uitvoeren en, indien vereist, de Gegevensbeschermingsautoriteit hieromtrentvoorafgaandelijk raadplegen.

Vragen? Contacteer ons gerust:

info@spits.gent